Personalabbau und Offboarding während der Pandemie: „Ausstand mit Anstand“ wird zu „Ausstand mit Abstand“

Offboarding, Personalabbau, Trauer (trauriges Mädchen mit Teddy)

Heute gibt es auf EMPLOYERREPUTATION einen Gastbeitrag zu einem aktuellen und wichtigen Thema: Personalabbau und Offboarding. Aila Kruska, die Autorin ist eine erfahrene Outplacement-Beraterin, die mich schon seit vielen Jahren mit ihrer Kompetenz und Empathie beeindruckt. Keine lange Vorrede, wir kommen direkt zu Ailas Gastbeitrag:

Personalabbau und Offboarding während der Pandemie: „Ausstand mit Anstand“ wird zu „Ausstand mit Abstand“

Ganz unabhängig von der weiteren Entwicklung der Pandemie, müssen wir uns darauf einstellen, dass auch zukünftig nicht immer ALLE Mitarbeiter physisch im Büro anwesend sein werden – aufgrund von Kurzarbeit oder Home Office. Für das Daily Business gelingt uns das Arbeiten auf Distanz mit zeitlich versetzten Arbeitszeiten schon sehr gut. Auch für besondere Situationen, wie zum Beispiel für die virtuelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter, liegen schon kreative Onboarding-Konzepte vor. Wie sieht es aber mit den Situationen aus, die viele als unangenehm oder hoch emotional erleben? Können Sie sich vorstellen, einem Mitarbeitenden per Videocall die Kündigung auszusprechen? Wie kann eine Mitarbeiterin, die in den wohlverdienten Ruhestand geht, gebührend verabschiedet und ihr ein Blumenstrauß überreicht werden? Auch das so genannte Offboarding muss somit neugedacht und an virtuelles und zeitversetztes Arbeiten angepasst werden. Gerade dann, wenn Unternehmen verstärkt Personal abbauen müssen.

Viele Unternehmen haben Prozesse für das Trennungsmanagement und Offboarding etabliert. Sie haben Ablaufpläne und Checklisten zum Führen von Trennungs- und Kündigungsgesprächen, für den Wissenstransfer sowie für die Abwicklung aller organisatorischen und formalen Details erarbeitet. In manchen Unternehmen gibt es auch ungeschriebene Regeln, wie Mitarbeiter an ihrem letzten Arbeitstag verabschiedet werden. Aber egal wie ausgeklügelt das bestehende Offboarding ist – es ist auf die Rahmenbedingungen des alten Normal ausgerichtet. Befindet sich die Belegschaft ganz oder zumindest partiell in Kurzarbeit oder arbeitet mehrheitlich im Home Office braucht es andere Prozesse und andere Abschiedsrituale. Kurz gesagt: Das Offboarding muss an das neue Normal angepasst werden.

Stellenwert des Offboardings

Warum ist ein durchdachtes Offboarding so wichtig? Zu den vermeintlich „harten Fakten“ zählen:

• Fair und wertschätzend geführte Trennungs- und Kündigungsgespräche reduzieren das Risiko für langwierige Rechtsstreitigkeiten und taktische Verzögerungen seitens des Ausscheidenden.

• Ein aktiv gesteuerter Wissenstransfer sichert ab, dass erfolgskritisches Knowhow im Unternehmen verbleibt.

Zu den eher weichen, aber nicht weniger wichtigen Faktoren, gehören:

• Ausscheidende Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind als des Employer Branding „Botschafter des Unternehmens“. Schlecht umgesetzte Trennungsprozesse hinterlassen häufig unerwünschte Spuren in Bewertungsportalen wie kununu und glassdoor.

• Ein aktiv gesteuertes Offboarding wirkt sich positiv auf die verbleibenden Kollegen aus. Gerade bei größerem Personalabbau erhöht es die Akzeptanz der Maßnahme. Gleichzeitig stärkt es das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Motivation der so genannten „Survivor“, d.h. es ist eine positive Wirkung auf Arbeitsklima und Produktivität zu beobachten.

• Eine abgestimmte Kommunikationsstrategie setzt bei Kunden und Lieferanten des Unternehmens positive Signale und stärkt das Vertrauen in die weitere Zusammenarbeit.

• Die Chance, dass sich ein ehemaliger Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt wieder bei diesem Unternehmen bewirbt, wächst mit einem guten Offboarding-Prozess. Dies sollte gerade bei an und für sich begehrten Fachkräften bedacht werden.

Wie also das Offboarding an die neuen Arbeitsbedingungen anpassen? Was ist zum Beispiel bei Kündigungsgesprächen per Videokonferenz zu beachten? Wie kann eine virtuelle Abschiedsfeier für eine Mitarbeiterin aussehen, die nach vielen Jahren der Betriebszugehörigkeit in den Ruhestand geht?

Offboarding: Das Kündigungs- oder Trennungsgespräch

Viele Führungskräfte erleben auch in normalen Zeiten das Aussprechen einer Kündigung als herausfordernde Führungsaufgabe. Das virtuell geführte Kündigungsgespräch unterscheidet sich hinsichtlich organisatorischer Vorbereitung, Ablauf, Kündigungsbotschaft nicht vom analogen Gesprächsformat. Führungskräfte und Personaler sollten allerdings auf zwei Details achten: Erstens: Beim Sprechen direkt in die eigene Kamera schauen – ganz besonders beim Aussprechen der eigentlichen Kündigungsbotschaft. Ziel ist so etwas wie Blickkontakt mit dem Mitarbeiter aufzubauen und dadurch die Aussage und die Unausweichlichkeit der Botschaft zu verstärken. Gleichzeitig steht Blickkontakt während des weiteren Gespräch für „Ich nehme ich Dich war!“ und „Ich schätze Dich!“. Hierfür sollte die Videokamera unbedingt über dem eigenen Bildschirm platziert sein und nicht als externe Kamera rechts oder links neben dem Screen. Wie bei allen anderen Videocalls sollte der Sprechende auf Augenhöhe mit der Kamera sitzen. Ist die Kamera zu tief positioniert, redet man „von oben herab“ – was für ein fair und mit Wertschätzung geführtes Kündigungsgespräch kontraproduktiv ist.

Zweitens: Aufmerksam die Reaktion des Mitarbeiters verfolgen, d.h. ihn auf der Videoübertragung beobachten. Damit dies gelingen kann, empfiehlt es sich, gleich bei Gesprächsbeginn das Fenster mit dem Mitarbeiter-Videobild auf dem eigenen Bildschirm direkt unter die eigene Kamera schieben. So bleiben Kopfhaltung und Blickrichtung beim Wechsel zwischen Blick in die eigenen Kamera und auf das Videobild des Mitarbeiters annähernd gleich.

Offboarding: Fachliche Übergaben und Wissenstransfer

Es erscheint wie eine Selbstverständlichkeit, dass die Aufgaben und das Wissen eines ausscheidenden Mitarbeiters, an andere übergeben werden. Schon vor der Pandemie zeigte sich jedoch, dass dies häufig vergessen oder erst kurz vor dem letzten Arbeitstag gemacht wurde. Während Kurzarbeit und hoher Home Office-Quote steigt die Gefahr, dass dies vergessen wird, da zufällige Begegnungen oder „Übergaben eben mal zwischendurch“ wie Seltenheitswert haben.

Ein vom Arbeitgeber initiierter und rechtzeitig begonnener Wissenstransfer wirkt sich positiv aus, denn ausscheidende Mitarbeiter empfinden die Fortführung ihrer Aufgaben als wertschätzend. Das Fehlen einer fachlichen Übergabe wird als Desinteresse an ihrer bisherigen Arbeit und manchmal auch an ihrer Person erlebt. Manch negative Bewertung im einem Arbeitgeberbewertungsportal ließe sich mit einer proaktiv gesteuerten Übergabe verhindern oder abmildern.

Es sprechen aber noch weitere Gründe für einen rechtzeitig gestarteten Wissenstransfer: Die Weiter- und Übergabe von impliziten und expliziten Wissen oder die nahtlose Fortführung von Projekten und vielleicht erfolgskritischen Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Hier zu zählt zum Beispiel auch wie, wann und durch wen Kunden, Lieferanten oder andere Abteilungen über das Ausscheiden des Kollegen informiert werden und welche Konsequenzen sich daraus für sie ergeben. Die Expert Debriefing-Methode bietet zum Beispiel einiges an Werkzeugen, die sich für einen virtuellen Wissenstransfer eignen.

Offboarding: Formalitäten, Organisatorisches

Viele Unternehmen haben Checklisten für das Offboarding erstellt. Diese sollten unbedingt daraufhin überprüft werden, in wieweit sie auch in Zeiten von Kurzarbeit und hoher Home Office-Quote funktionieren. Hier zwei Beispiele:

1.     Wann, wie und wo erfolgt die Rückgabe des Firmeneigentum wie zum Beispiel Notebook oder Mitarbeiterausweis, wenn die dafür zuständigen Mitarbeiter im Home Office arbeiten oder nur an bestimmten Tagen im Unternehmen sind? Kann diese Aufgabe zum Beispiel an den Empfang oder die Pforte übergeben werden? Oder sollte hierfür ein Kurierdienst beauftragt werden?

2.     Will ein Mitarbeiter nach dem Ausscheiden Arbeitslosengeld beantragen, benötigt er von seinem Arbeitgeber eine Arbeitsbescheinigung gemäß §313 SG III. Sehr hilfreich ist es, wenn die Personalabteilung diese automatisch nach dem letzten Arbeitstag ausstellt und unaufgefordert zusendet.

Unter Corona brauchen Abschiedsfeiern neue Rituale

Im normalen Berufsalltag sind wir bereits routiniert im virtuellen und zum Teil zeitversetzten Arbeiten. Wie aber steht es mit besonderen Ereignissen, zum Beispiel mit der Verabschiedung eines langjährigen Mitarbeiters, der in Ruhestand geht, oder einer sehr geschätzten Kollegin, der aufgrund eines Kostenreduzierungsprogramms betriebsbedingt gekündigt wurde. Besonders Letzteres kann bei allen – dem Ausscheidenden wie auch den im Unternehmen verbleibenden Mitarbeitern – Verunsicherung und ein großes Gefühlswirrwarr auslösen. Kurz gesagt: Abschied tut weh.

Gerade in Zeiten von Unsicherheit helfen Rituale: Sie stabilisieren und geben in emotionalen Situationen Halt und Orientierung. Zudem erleichtern sie es allen Beteiligten angemessen in nicht alltäglichen Situationen zu reagieren.

Darum ist Abschied nehmen so wichtig

Beim Abschied nehmen geht es darum, Dankbarkeit und Wertschätzung gegenüber dem ausscheidenden Mitarbeiter auszudrücken. Dies ist umso wichtiger, wenn Mitarbeiter „unfreiwillig“ ausscheiden und sich mit dieser Tatsache womöglich noch nicht vollständig arrangiert haben. Sich von allen zu verabschieden, hilft bei der Verarbeitung der Situation und ermöglicht es, sich auf die Zukunft zu fokussieren. Aber auch für die im Unternehmen verbleibenden Mitarbeiter ist die Verabschiedung wichtig. Sie kann das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken und so etwas wie innere Verbundenheit entstehen lassen. Dies wiederum sind Gefühle, die viele in unsicheren Zeiten wie der aktuellen Pandemie als hilfreich und tröstend erleben.

Neue Rituale braucht die Arbeitswelt!

Corona verlangt viel Abstand und Distanz – und stellt somit altbewährte Abläufe infrage. Die gewohnten Abschiedsrituale mit Überreichen eines Blumenstrauß und Geschenks, geselligem Beisammensein am Buffet, Händeschütteln und Umarmungen sind im Moment nicht möglich.

Wir brauchen also dringend neue Rituale. Neue Rituale, mit denen wir unsere Wertschätzung und persönliche Verbundenheit mit einem Menschen zum Ausdruck bringen können und die gleichzeitig pandemie-konform sind.

Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg: Es braucht nur eine gesunde Portion Kreativität und etwas Affinität zu virtuellen Tools, um auch in Zeiten von strengen Abstands- und Hygieneregeln einen ausscheidenden Kollegen oder eine Mitarbeiterin mit Herz zu verabschieden.

Hier sind meine Ideen, wie eine herkömmliche Abschiedsfeier in ein liebevolles, virtuelles Abschiedsevent umgewandelt werden kann:

Ein Abschiedsgeschenk auf Distanz übergeben

In vielen Unternehmen legt der Kollegenkreis zusammen und überreicht ein kleines Abschiedsgeschenk. Nur wie kann dies erfolgen, wenn so gut wie alle im Home Office arbeiten? Die Beträge können zum Beispiel auf das Bankkonto eines Kollegen überwiesen werden. Alternativ bietet sich die Nutzung von PayPal an, da hier nur die E-Mail-Adresse des jeweiligen PayPal-Nutzers benötigt wird – und nicht eine komplizierte IBAN und TAN wie im regulären Online Banking. Das Geschenk wird dann online bestellt und pünktlich zum virtuellen Abschiedsevent geliefert.

Eine virtuelle Abschiedskarte

All diejenigen, die einen Beitrag zum Abschiedsgeschenk leisten, unterschreiben üblicherweise auf einer Postkarte. Dies stellt Teams, die aktuell im Home Office arbeiten vor eine große Herausforderung. Eine Lösung könnte eine virtuelle Abschiedskarte sein, zum Beispiel in Form eines Padlets. Dieses bietet zudem ausreichend Platz für persönliche Abschiedsworte in Form von eingefügten Videos, Audios und handgeschriebenen Abschiedsworten (siehe https://padlet.com/ailakruska/l7ezntua9uwcla8d ). Hier sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt.

Der Ablauf des virtuellen Abschieds

Ein virtueller Abschied per Videocall ist zwar kein 100%iger Ersatz für eine sonst übliche Abschiedsfeier, aber in Zeiten von strengen Hygiene- und Abstandsregeln eine gute Alternative. Hier ein paar Tipps aus der Praxis:

• Eine Person, sollte das virtuelle Abschiedsevent moderieren und quasi wie ein Conférencier die Fäden zusammenhalten: Haben sich alle eingewählt? Wer spricht wann? Wie und wann wird das Treffen für beendet erklärt, damit keiner sang- und klanglos mit einem Klick auf „Meeting verlassen“ den Meetingraum verlässt? Sollen die Kollegen und Kolleginnen etwas vorbereiten oder zum Abschied mitbringen ? Im Vorfeld kann z.B. besprochen werden, ob gemeinsam mit einem Glas Sekt angestoßen werden soll, das sich jeder rechtzeitig bereit stellen sollte.

• Beim virtuellen Abschied gilt „Kamera an!“, denn es soll ja „menscheln“.

• Während der offiziellen Abschiedsworte der Abteilungs- oder Teamleitung empfiehlt es sich – bis auf den zu verabschiedenden – das Mikrofon auf stumm zu schalten. So können Störungen, wie zum Beispiel Türklingeln oder unangenehme Rückkopplungen vermieden werden. Hierauf folgt das gemeinsame Anstoßen und Zuprosten mit einem Glas Sekt. Für das gemeinsame „Kling-Erlebnis“ kann jeder im richtigen Augenblick mit einem Löffel leicht gegen das Glas schlagen und dann den Kollegen auf dem Bildschirm zuprosten.

• Abschiedsgeschenk und Blumenstrauß können von einem Kurier geliefert werden – möglichst so, dass sie kurz vor der Abschiedsfeier schon angekommen sind. Am besten ist das Geschenk in Geschenkpapier verpackt, so dass der Ausscheidende es während des virtuellen Abschieds live auspacken kann.

• Der offizielle Part endet in der Regel mit Dankes- und Abschiedsworten des Ausscheidenden.

• Dann war in der Vor-Coronazeit der Zeitpunkt, an dem das Buffet eröffnet wurde und der gesellige Teil mit Small Talk in immer wieder wechselnden Grüppchen stattfand. Auch dies ist im virtuellen Raum möglich, zum Beispiel mit dem browserbasierten 2D Raum Yotribe. Hierin können die Teilnehmer sich frei bewegen und spontan Gespräche in unterschiedlichen Konstellationen führen.

Wichtig ist, dass die virtuelle Abschiedsfeier ein offizielles Ende hat und sich diejenigen verabschieden können, die einen Folgetermin haben. Auch dies sollte vom Conférencier gesteuert werden.

Deep Dives zum Thema Offboarding von Aila Kruska

Neue Rituale für Abschiedsfeiern | Offboarding während Corona (Teil I)

Teil II und II sind in Arbeit, Verlinkung folgt nach Veröffentlichung.

Zur Person

Aila Kruska Caochin, Karriereberaterin, Outplacement und OffboardingAila Kruska, Expertin für Outplacement und Trennungsmanagement, berät Unternehmen bei Personalabbau und Mitarbeiter bei der beruflichen Neuorientierung. Aktuell arbeitet sie zu 100% virtuell: vom Workshop „Kündigungs- und Trennungsgespräche“ für Führungskräfte und Personaler bis Trainings und Einzelgesprächen im Rahmen von Outplacement-Beratungen.

Sie ist Inhaberin des Portals www.Outplacement-Consultings.de, das auf die Vermittlung von Services rund um Personalabbau spezialisiert ist: Vom HR-Experten über Arbeitsrechtler bis zu Outplacement-Beratern im deutschsprachigen Raum. Kontakt: www.ailakruska.de und www.outplacement-consultings.de

 

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